Sistema para Ata de Registro de Preços
Esta página é para quem já decidiu que a planilha não dá mais conta e quer entender, de forma concreta, o que envolve implantar um sistema para suas Atas de Registro de Preços: o que precisa ser cadastrado, quem usa, quanto tempo leva e o que muda no dia a dia da equipe.
Planilha e sistema, lado a lado
| Situação | Na planilha | No sistema |
|---|---|---|
| Órgão pergunta o saldo de um item | Alguém abre o arquivo, confere pedidos em aberto e responde por e-mail. | O órgão consulta o saldo no catálogo público, já descontadas as reservas. |
| Pedido de adesão chega | Mensagem solta, dados incompletos, retrabalho para montar o ofício. | Solicitação estruturada por item, com dados do órgão e do fornecedor. |
| Dois vendedores prometem o mesmo item | Descoberto depois, quando o saldo não fecha. | A validação acontece no registro do pedido e impede o excesso. |
| Auditoria ou consulta interna | Versões diferentes do arquivo, sem histórico. | Histórico por pedido, documentos anexados e relatórios exportáveis. |
Como é a implantação
1. Criar o ambiente da empresa
O cadastro define o identificador do catálogo público e o logotipo. A partir daí, os dados ficam isolados no ambiente da sua empresa.
2. Importar os itens da ata
Baixe o modelo em Excel, preencha item, descrição, unidade, valor e quantidade e importe. É a etapa mais longa e normalmente a única com trabalho de digitação.
3. Completar produtos e documentos
Imagens, marca, modelo, acabamentos, certificados e arquivos da ata. Cada arquivo pode ficar público ou restrito.
4. Cadastrar a equipe e publicar
Colaboradores recebem permissões por funcionalidade e a ata é publicada no catálogo para começar a receber solicitações.
Quem usa o sistema
- Administrador da empresa: cadastra atas, define permissões e acompanha indicadores.
- Equipe comercial e consultores: acompanham pedidos, propostas e orçamentos dentro do que a permissão autoriza.
- Equipe administrativa: cuida de documentos, ofícios e etapas do processo.
- Órgãos públicos: consultam o catálogo e enviam solicitações, sem custo.
- Órgão gerenciador convidado: acompanha saldos e adesões da ata que administra, apenas leitura.
Perguntas frequentes
- Preciso instalar algo?
- Não. O sistema funciona no navegador, inclusive no celular, e pode ser instalado como aplicativo a partir do próprio navegador.
- Quanto tempo leva para começar a usar?
- Depende do volume de itens. Com a planilha de itens pronta, o cadastro de uma ata e a publicação do catálogo são feitos no mesmo dia.
- Posso testar antes de contratar?
- Sim. Há um período de teste no cadastro. Os dados de pagamento são informados na contratação, mas nada é cobrado durante o teste e o cancelamento é feito no próprio painel.
- Quantas atas posso cadastrar?
- O número de atas, itens e usuários incluídos varia conforme o plano contratado; usuários adicionais podem ser incluídos depois, no painel.
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Conteúdo informativo sobre gestão de Atas de Registro de Preços. Não substitui a análise jurídica do órgão nem dispensa a consulta ao edital da ata e ao regulamento aplicável.