Software de gestão de Ata de Registro de Preços
Uma Ata de Registro de Preços concentra dezenas ou centenas de itens, vários fornecedores, lotes, quantitativos por órgão e um prazo de vigência curto. O FlowAtas reúne esses dados em um cadastro único e transforma cada ata em algo consultável: sua equipe sabe o que está registrado, quanto já foi consumido e em que etapa está cada pedido de adesão.
O problema de gerir atas em planilhas
Na maioria das empresas, a ata vive em uma planilha compartilhada, os ofícios em uma pasta e as conversas com os órgãos no WhatsApp de cada vendedor. Quando um órgão pergunta o saldo de um item, alguém precisa reconferir tudo manualmente — e a resposta chega dias depois, quando o processo de compra já esfriou.
- Saldos divergentes entre a planilha do comercial e o que já foi efetivamente empenhado.
- Ofícios refeitos à mão a cada pedido, com risco de erro em quantidade, item ou valor unitário.
- Documentos do processo espalhados, sem histórico de quem enviou o quê.
- Nenhuma visibilidade de quanto da ata ainda pode ser vendido antes do vencimento.
Como a plataforma organiza a ata
1. Cadastro da ata com o que o certame definiu
Número, modalidade, órgão gerenciador, vigência, fornecedores, lotes e grupos. Os itens podem ser importados de uma planilha Excel a partir de um modelo pronto e exportados a qualquer momento.
2. Itens ligados a produtos reais
Cada item recebe descrição oficial, unidade, valor unitário, quantidade registrada e o produto correspondente — com marca, modelo, imagens, acabamentos e certificados quando aplicável.
3. Quantitativos por órgão
O total registrado é distribuído entre o órgão gerenciador e os órgãos participantes. A soma reservada aos participantes nunca ultrapassa o total do item, e o saldo do gerenciador é calculado a partir dessa distribuição.
4. Publicação e acompanhamento
A ata publicada aparece no catálogo público da empresa. A partir daí, cada solicitação recebida entra em um fluxo de etapas com histórico e notificações.
Recursos que acompanham o cadastro
| Recurso | Para que serve |
|---|---|
| Importação e exportação por planilha | Subir centenas de itens de uma vez a partir do modelo em Excel e levar os dados de volta para conferência interna. |
| Arquivos do processo | Anexar ata, termo de homologação, contratos e demais documentos, definindo arquivo por arquivo o que fica público e o que fica restrito. |
| Modelos de documento | Ofícios e propostas gerados a partir de modelos por fabricante ou por ata, com variáveis preenchidas automaticamente. |
| Colaboradores com permissões | O administrador cadastra a equipe e define, por funcionalidade, quem oculta, visualiza ou edita. |
| Relatórios e indicadores | Acompanhar solicitações, consumo e valores por ata, item e órgão. |
Sem custo para o órgão público
Órgãos consultam o catálogo, verificam saldo e enviam solicitações de adesão gratuitamente. O plano é contratado por quem publica as atas.
Perguntas frequentes
- O FlowAtas serve para qualquer tipo de ata?
- A plataforma foi construída para Atas de Registro de Preços com itens, quantidades e valores unitários registrados — o formato usual de compras de materiais e equipamentos. Serviços continuados com medição por escopo variável não são o foco.
- Preciso recadastrar tudo manualmente?
- Não. Os itens da ata são importados por planilha Excel, a partir de um modelo que você baixa no próprio painel. Imagens e dados do produto podem ser complementados depois.
- Mais de uma empresa pode usar a mesma conta?
- Cada empresa tem seu próprio ambiente, com dados, atas e catálogo separados. Colaboradores são cadastrados dentro do ambiente da empresa, com permissões definidas por funcionalidade.
- A plataforma substitui a assessoria jurídica?
- Não. O FlowAtas organiza dados, documentos e o fluxo do processo. Decisões sobre legalidade, vantajosidade e enquadramento continuam sendo do órgão e dos seus assessores.
Coloque sua ata em ordem
Conheça os planos e comece com o período de teste para cadastrar sua primeira ata e publicar o catálogo.
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Conteúdo informativo sobre gestão de Atas de Registro de Preços. Não substitui a análise jurídica do órgão nem dispensa a consulta ao edital da ata e ao regulamento aplicável.